Verfall von Urlaubsansprüchen am Jahresende
Das Bundesurlaubsgesetz sieht vor, dass Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss (§ 7 Abs. 3 BurlG). Eine Übertragung ins folgende Jahr ist nur ausnahmsweise möglich, wenn dringende Gründe, die entweder im Betrieb oder in der Person des Arbeitnehmers liegen, dies rechtfertigen – also beispielsweise, wenn der Arbeitnehmer den Urlaub wegen einer längerfristigen Erkrankung seinen Urlaub nicht vor Ablauf des Kalenderjahres nehmen kann.
Die Mitwirkung des Arbeitgebers ist gefragt
Der Urlaubsanspruch erlischt aber am Jahresende nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer
- zuvor konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und
- er ihn/sie klar und rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub anderenfalls mit Ablauf des Jahres erlischt.
Dies folgt aus der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts von Februar 2019 (BAG, Urteil vom 19.2.2019 – 9 AZR 541/15). Danach treffen müssen Arbeitgeber aktiv dazu beitragen, dass der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers verwirklicht wird. Dies gilt sowohl für den Jahresurlaub, als auch für Urlaub, der bereits aus einem vorigen Jahr „mitgenommen“ wurde. Dieser Resturlaub erlischt nach § 7 Abs. 3 Satz 3 BUrlG immer am 31.3. des Folgejahres.
Ein allgemeiner Hinweis genügt nicht
Wichtig ist: Ein allgemeiner Hinweis, der sich pauschal an alle Mitarbeiter richtet, reicht nicht aus. Ein Hinweis im Arbeitsvertrag, auf der Lohnabrechnung oder in einem Aushang ist nicht „konkret“ genug. Ebenso wenig ein Merkblatt oder eine Rund-E-Mail. Denn „konkret“ bedeutet, dass der jeweils noch offene Urlaub jedes einzelnen Arbeitnehmers für das laufende Kalenderjahr berechnet werden und genannt werden muss.
Außerdem müssen Arbeitnehmer dazu aufgefordert werden, diesen – konkret benannten Urlaub – noch zu nehmen. Diese Aufforderung muss so rechtzeitig vorgenommen werden, dass der Urlaubsanspruch noch im laufenden Kalenderjahr verwirklicht werden kann, und die Wünsche des Arbeitnehmers noch ausreichend berücksichtigt werden können. Es genügt also nicht, wenn die Aufforderung durch den Arbeitgeber erst kurz vor Ende des Kalenderjahres erfolgt, oder wenn schon absehbar ist, dass wegen betrieblicher Gründe oder vorrangiger Wünsche anderer Mitarbeiter der Urlaub nicht mehr gewährt werden kann.
