Das dritte Quartal 2021 läuft bereits einige Zeit. Das ist ein guter Zeitpunkt für Arbeitgeber:innen, um einen Hinweis über den Resturlaub zu denken.

Der Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Wird der Urlaub nicht bis zum Jahresende oder in Ausnahmefällen bis zum 31. März des Folgejahres genommen, kann der Urlaub verfallen. Eine Übertragung von Resturlaub auf das folgende Kalenderjahr sieht das Gesetz eigentlich nur ausnahmsweise vor. Mittlerweile müssen Arbeitgeber:innen aber in jedem Fall aktiv werden, damit Urlaub auch tatsächlich verfällt.

Der Urlaub verfällt nur, wenn rechtzeitig „in völliger Transparenz“ darauf hingewiesen wurde. Dabei ist für Arbeitgeber:innen einiges zu beachten. Bei dem Hinweis muss aufgeschlüsselt werden, aus welchem Jahr wie viele Urlaubstage übrig sind. Je nachdem, ob der Urlaub schon übertragen wurde, muss darauf hingewiesen werden, dass der Urlaub bis zum 31. Dezember oder bis zum 31. März – bei übertragenen Urlaub – genommen werden muss. Unbedingt muss klargestellt werden, dass der Urlaub verfällt, wenn er bis zu dem jeweiligen Zeitpunkt nicht genommen wird.

Es gibt keine zwingenden Vorgaben über die Form dieses Hinweises. Er kann deshalb theoretisch auch mündlich erteilt werden. Arbeitgeber:innen sollten aber nachweisen können, dass sie ihrer Pflicht nachgekommen sind. Ein Hinweis in der Lohnabrechnung ist zwar denkbar, es ist aber nicht sicher, ob diese Form transparent genug ist. Besser ist deshalb ein gesondertes Schreiben oder E-Mail.

Auch der Zeitpunkt, wann informiert werden sollte, ist nicht vorgegeben. Bezüglich des übertragenen Urlaubs muss am Jahresanfang informiert werden. Für Urlaub im laufenden Kalenderjahr wird meistens der Hinweis im dritten Quartal empfohlen. Wichtig ist immer, dass die betroffenen Arbeitnehmer:innen noch ausreichend Zeit haben, den Urlaub zu nehmen. Dabei sollten zusätzlich auch noch Wünsche berücksichtigt werden können.

Es reicht aus, wenn einmalig über den jeweiligen Resturlaub informiert wird. Es ist also nicht notwendig, laufend über Urlaubsansprüche zu informieren.