HINWEISGEBERSCHUTZ
für Unternehmen

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden, eine interne Meldestelle für Whistleblower einzurichten. Diese kann entweder intern oder durch einen externen Dienstleister wie uns betrieben werden. Ziel der Meldestelle ist es, Hinweisgeber:innen vor Sanktionen und Benachteiligungen zu schützen, wenn sie Missstände oder Gesetzesverstöße melden.

Ohne eine Meldestelle fehlen Ihren Arbeitnehmenden geeignete Kanäle, um Verstöße vertraulich zu melden. In solchen Fällen besteht die Gefahr, dass Hinweise direkt an Behörden oder sogar die Öffentlichkeit gelangen. Dadurch verliert Ihr Unternehmen die Chance, frühzeitig und angemessen zu reagieren. Ein professionell implementiertes Hinweisgebersystem ermöglicht es, Verstöße rechtzeitig zu erkennen, intern aufzuklären und präventiv zu handeln.

Ein gut geführtes Hinweisgebersystem stärkt das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartner:innen in die Integrität und Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens. Es dient nicht nur der Aufdeckung von Missständen, sondern ist auch ein Ausdruck verantwortungsvoller Unternehmensführung. Ein solches System fördert eine offene Unternehmenskultur, in der sich Ihre Beschäftigten aktiv an der Stärkung der Compliance-Kultur beteiligen können. So werden Transparenz geschaffen und Fehlverhalten gemeldet – ohne Angst vor negativen Konsequenzen.

Als Geschäftsführer:in oder Vorstand wollen Sie alle wichtigen Informationen über Ihr Unternehmen kennen – jeder Missstand ist relevant, sei es ein Gesetzesverstoß, ein Regelverstoß oder “nur” zwischenmenschliche Probleme unter Arbeitnehmer:innen. Sie möchten frühzeitig informiert sein, um Schaden von Ihrem Unternehmen abzuwenden – sei es “nur” die Kündigung Ihrer Assistentin, weil sie sich gemobbt fühlt.

Eine Vertrauensstelle, Ombudsperson oder Vertrauensanwält:in – wie auch immer Sie diese Rolle benennen – ist die unabhängige Anlaufstelle, die ihre Arbeitehmer:innen  bei der Meldung von Missständen unterstützt. Sie berät die Hinweisgeber:innen, begleitet den Meldeprozess und kann als Vermittler zwischen den Parteien agieren. Die richtige Einschätzung der Hinweise kann nur eine qualifizierte Person leisten. Hier scheitert die digitale Meldestelle, da sie lediglich eine technische Plattform bietet, die primär den gesetzlichen Anforderungen zur Entgegennahme von Hinweisen dient

Beschäftigte in Unternehmen sind häufig die ersten, die Unregelmäßigkeiten, Verstöße und Mißstände bemerken. Ihre Hinweise können entscheidend dazu beitragen, dass Probleme frühzeitig erkannt und gelöste werden können.  Ihre Arbeitnehmer:innen tragen so nicht nur zur Einhaltung von Gesetzen bei, sondern übernehmen auch Verantwortung für das Wohl des Unternehmens. Umso wichtiger ist es, sie vor negativen Folgen ihrer Meldung zu schützen, da ohne einen solchen Schutz viele davor zurückschrecken könnten, Missstände zu melden.

Die Vertrauensstelle für Arbeitnehmer:innen schützt die Hinweisgeber:innen und ihr Unternehmen.

Die Vorstellung, dass der gute Chef der beste Ansprechpartner ist, um die Probleme der Arbeitnehmer:innen zu lösen, mag richtig sein, ersetzt aber nicht die Notwendigkeit eines Vertrauensanwaltes. Während ein:e gute:r Vorgesetzte:r viel leisten kann, gibt es Themen, die Mitarbeitende aus Angst oder Scham nicht direkt ansprechen würden.

Eine externe Ombudsperson oder ein Vertrauensanwalt bietet hier den entscheidenden Vorteil: Sie erfahren von Sachverhalten, die sonst möglicherweise nie ans Licht kämen.

Diese neutrale und anonyme Anlaufstelle schafft Vertrauen und ermöglicht es, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen – bevor sie zu größeren Konflikten oder rechtlichen Risiken führen.

Zudem entlasten sie durch die Auslagerung an uns  Ihre internen Strukturen, lösen die datenschutzrechtliche Problematik der Meldestelle und die Kosten für die Fortbildung der internen Vertrauensperson. Wir kümmern uns um den gesamten Prozess, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Unsere Meldestelle bietet Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung für den Hinweisgeberschutz. Mit drei erfahrenen Ombudspersonen – Kathrin Koob, Prof. Dr. Julius Reiter und Lorenz Mayr – gewährleisten wir eine individuelle und professionelle Betreuung. Jede Meldung wird persönlich geprüft, Risiken werden eingeschätzt und mit Ihnen besprochen.

Warum ist “Ihr-Hinweis” die richtige Wahl?

• Persönlicher Kontakt: Anders als viele Internetanbieter bieten wir direkten Kontakt und individuelle Beratung, sowohl für Hinweisgebende als auch für Ihr Unternehmen.
• Juristisches Fachwissen: Unsere Ombudspersonen haben die Fachkunde und bewerten die Relevanz der Hinweise fundiert.
• Langjährige Erfahrung: Wir unterstützen Unternehmen im Umgang mit Hinweisen, auch schon vor dem Hinweisgeberschutzgesetz.
• Einfache, anonyme Meldewege: Neben Telefon und E-Mail bieten wir ein benutzerfreundliches Online-Formular – auch anonym möglich
• Unterstützung bei der Implementierung: Wir helfen Ihnen bei der Einführung einer Meldestelle und arbeiten eng mit dem Betriebsrat oder anderen Mitarbeitervertretungen zusammen.
• Schulungen und Webinare: Wir bieten Schulungen für Mitarbeitende und den Betriebsrat an, um das Thema Hinweisgeberschutz praxisnah zu vermitteln.
• Vernetzung und Erfahrungsaustausch: Profitieren Sie von unserem Netzwerk und dem Austausch bewährter Praktiken mit anderen Unternehmen.

Mit “Ihr-Hinweis” setzen Sie auf ein gesetzeskonformes System, das das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärkt und Ihre Mitarbeitenden schützt.

Nachdem ein Hinweis bei uns eingegangen ist, folgen klare Schritte für die hinweisgebende Person und Ihr Unternehmen. Unser Ziel ist es, jeden Hinweis professionell, vertraulich und zeitnah zu bearbeiten.

Ablauf für die hinweisgebende Person:

• Bestätigung des Eingangs: Jeder Hinweis wird persönlich entgegengenommen und innerhalb von 24 Stunden bestätigt.
• Kontaktaufnahme: Bei nicht-anonymer Meldung klären wir den Hinweis durch Rückfragen weiter auf.
• Laufende Kommunikation: Wir halten die meldende Person regelmäßig auf dem Laufenden und geben spätestens nach drei Monaten Rückmeldung über Maßnahmen.
• Vertrauliche Korrespondenz: Der gesamte Austausch erfolgt vertraulich über die Ombudsperson.

Ablauf für Ihr Unternehmen:

• Prüfung des Hinweises: Wir prüfen den Hinweis auf Stichhaltigkeit und Relevanz für Ihr Unternehmen.
• Einbindung der Verantwortlichen: Relevante Hinweise werden an zuständige Ansprechpartner weitergeleitet, sofern sie nicht selbst betroffen sind.
• Handlungsempfehlungen: Wir erstellen konkrete Empfehlungen für Maßnahmen, wie interne Ermittlungen oder rechtliche Schritte.