Entgelttransparenz & Equal Pay

Über Gehälter wird in vielen Unternehmen noch immer ungern gesprochen. Wer bekommt wie viel? Warum verdient eine Person mehr als eine andere? Welche Kriterien entscheiden über Einstiegsgehälter, Gehaltserhöhungen oder Boni?

Mit der europäischen Entgelttransparenzrichtlinie bekommen genau diese Fragen eine deutlich größere arbeitsrechtliche Bedeutung. Ziel der Richtlinie ist es, den Grundsatz zu stärken, dass Frauen und Männer für gleiche oder gleichwertige Arbeit gleich bezahlt werden. Dafür soll transparenter werden, wie Vergütung zustande kommt, nach welchen Kriterien Gehälter festgelegt werden und wie sich mögliche Unterschiede erklären lassen.

Die Frist zur Umsetzung der Richtlinie in deutsches Recht ist bereits abgelaufen. Das neue deutsche Entgelttransparenzgesetz steht allerdings noch aus. Die wesentlichen Vorgaben der europäischen Richtlinie zeigen dennoch bereits, in welche Richtung sich das Entgelttransparenzrecht entwickeln wird.

Warum neue Regeln kommen

Der Gesetzgeber und die EU sehen das bisherige Entgelttransparenzrecht als nicht ausreichend an. Das geltende Gesetz schafft zwar erste Transparenzinstrumente, bleibt aber in vielen Punkten zurückhaltend: Es setzt auf individuelle Auskunftsanfragen, hohe Schwellenwerte und teilweise nur freiwillige Prüfverfahren. Dadurch werden Entgeltunterschiede häufig erst sichtbar, wenn Beschäftigte selbst aktiv werden.

Die neue EU-Entgelttransparenzrichtlinie verfolgt deshalb einen anderen Ansatz. Arbeitgebende sollen Entgeltentscheidungen künftig von Anfang an nachvollziehbarer gestalten. Vergütungssysteme müssen stärker an objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien ausgerichtet werden. Transparenz soll nicht erst im Konfliktfall entstehen, sondern bereits im Bewerbungsverfahren, im laufenden Arbeitsverhältnis und – bei größeren Unternehmen – durch regelmäßige Berichte über Entgeltunterschiede.

Entgelttransparenz beginnt bereits beim Recruiting

Künftig sollen Bewerbende bereits vor der Beschäftigung erfahren können, welches Einstiegsgehalt oder welche Gehaltsspanne für eine Stelle vorgesehen ist.

Arbeitgebende sollen außerdem nicht mehr nach dem bisherigen Gehalt eines Bewerbers fragen dürfen. Damit soll verhindert werden, dass eine möglicherweise bereits bestehende Entgeltbenachteiligung in das nächste Arbeitsverhältnis übernommen wird.

Die Frage nach einer transparenten und nachvollziehbaren Vergütung beginnt damit nicht erst beim Arbeitsvertrag, sondern bereits im Bewerbungsprozess.

Nach welchen Kriterien wird bezahlt?

Berufserfahrung, Qualifikation, Verantwortung oder Leistung können auch künftig unterschiedliche Vergütung rechtfertigen.

Entscheidend wird stärker als bisher sein, dass solche Kriterien objektiv, geschlechtsneutral und nachvollziehbar angewendet werden.

Damit gewinnt nicht nur die Höhe eines Gehalts an Bedeutung, sondern auch die Frage, wie es zustande gekommen ist.

• Und genau hier steckt die organisatorische Herausforderung für viele Unternehmen: Die Vergütungsmatrix

Gerade an dieser Stelle liegt für viele Unternehmen die eigentliche Schwierigkeit. Es reicht künftig nicht aus, Gehälter lediglich mit Berufserfahrung, Qualifikation oder individueller Leistung zu begründen. Unternehmen müssen nachvollziehbar darlegen können, nach welchen Kriterien sie Tätigkeiten bewerten, wie diese Kriterien gewichtet werden und warum daraus bestimmte Gehaltsbänder entstehen.

Der erste Schritt ist deshalb nicht die Festlegung einzelner Gehälter, sondern die Bewertung der Funktionen. Maßgeblich ist zunächst, welche Anforderungen eine Stelle objektiv stellt: Welche Qualifikation ist erforderlich? Wie komplex sind die Aufgaben? Welche Verantwortung wird getragen? Welcher Entscheidungs- und Handlungsspielraum besteht? Gibt es Führungs-, Budget-, Projekt- oder besondere Prozessverantwortung?

Erst auf dieser Grundlage können Rollen gebildet, Tätigkeiten miteinander verglichen und Gehaltsbänder entwickelt werden. Unterschiedliche Vergütung bleibt auch künftig möglich. Sie muss aber anhand objektiver, geschlechtsneutraler und nachvollziehbar angewendeter Kriterien erklärbar sein. Damit verschiebt sich der Fokus: Nicht nur die Höhe eines Gehalts wird relevant, sondern auch die Struktur, aus der es abgeleitet wird.

Für viele Unternehmen bedeutet das einen Kulturwechsel. Historisch gewachsene Gehälter, individuelle Verhandlungsergebnisse oder punktuelle Marktanpassungen müssen in ein nachvollziehbares System überführt werden. Genau hier liegt der Beratungsbedarf: Eine gute Vergütungsmatrix verbindet arbeitsrechtliche Anforderungen mit der tatsächlichen Organisation des Unternehmens.

Beschäftigte erhalten mehr Einblick

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie stärkt die Auskunftsrechte von Beschäftigten deutlich. Schon heute gibt es nach dem deutschen Entgelttransparenzgesetz einen individuellen Auskunftsanspruch, allerdings nur in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten und unter bestimmten formalen Voraussetzungen.

Künftig soll der Einblick weitergehen. Beschäftigte sollen Informationen über ihre eigene Vergütung und über die durchschnittlichen Vergütungsniveaus von Frauen und Männern erhalten können, die gleiche oder gleichwertige Arbeit ausüben. Es geht also nicht nur um die Frage, was eine einzelne Person verdient, sondern um den Vergleich innerhalb einer sachgerecht gebildeten Vergleichsgruppe.

Für Unternehmen wird damit entscheidend, ob sie ihre Vergütungsstruktur erklären können. Sie müssen nachvollziehen können, welche Tätigkeiten gleich oder gleichwertig sind, welche Beschäftigten zu einer Vergleichsgruppe gehören und welche Kriterien unterschiedliche Gehälter rechtfertigen. Dazu können etwa einschlägige Berufserfahrung, Qualifikation, Verantwortung, Leistung oder besondere Arbeitsbedingungen gehören – vorausgesetzt, diese Kriterien werden objektiv, geschlechtsneutral und einheitlich angewendet.

Problematisch wird es, wenn Gehaltsunterschiede nur historisch gewachsen sind oder allein auf individueller Verhandlung beruhen. Denn individuelle Verhandlung erklärt zwar, wie ein Unterschied entstanden ist. Sie beantwortet aber nicht automatisch die Frage, ob der Unterschied bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit sachlich gerechtfertigt ist.

Berichtspflichten für mehr Unternehmen

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie sieht künftig Berichtspflichten für Arbeitgebende ab 100 Beschäftigten vor. Die Einführung erfolgt gestaffelt nach Unternehmensgröße bis 2031: Größere Unternehmen müssen früher und häufiger berichten, kleinere Unternehmen ab 100 Beschäftigten erst später und grundsätzlich in längeren Abständen.

Inhaltlich geht es nicht nur darum, eine einzelne Kennzahl zum geschlechtsspezifischen Entgeltunterschied zu veröffentlichen. Unternehmen müssen ihre Vergütungsdaten strukturierter auswerten. Sichtbar werden sollen insbesondere Unterschiede zwischen Frauen und Männern beim durchschnittlichen Entgelt, bei variablen oder ergänzenden Entgeltbestandteilen und innerhalb von Gruppen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten.

Damit rücken nicht nur die Gehaltshöhen selbst in den Fokus, sondern auch die dahinterliegenden Entscheidungsprozesse. Arbeitgebende müssen nachvollziehen können, welche Beschäftigten vergleichbare Tätigkeiten ausüben, welche Entgeltbestandteile berücksichtigt werden und welche sachlichen Gründe unterschiedliche Vergütung rechtfertigen können. Je weniger systematisch Rollen, Gehaltsbänder und Vergütungskriterien bisher dokumentiert sind, desto aufwendiger wird die spätere Berichterstattung.

Für Unternehmen bedeutet das: Entgelttransparenz wird nicht erst relevant, wenn Beschäftigte Auskunft verlangen. Spätestens mit den Berichtspflichten müssen Vergütungsdaten so aufbereitet werden, dass Entgeltunterschiede sichtbar, erklärbar und gegebenenfalls korrigierbar werden.

Equal Pay bedeutet nicht: Alle verdienen dasselbe

Entgelttransparenz bedeutet nicht, dass künftig alle Beschäftigten gleich bezahlt werden müssen. Unterschiedliche Gehälter bleiben auch weiterhin möglich. Berufserfahrung, Qualifikation, Verantwortung, besondere Anforderungen oder individuelle Leistung können sachliche Gründe für unterschiedliche Vergütung sein.

Entscheidend ist aber: Unterschiede bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit müssen auf objektiven, geschlechtsneutralen und nachvollziehbaren Kriterien beruhen. Unternehmen sollten also erklären können, warum eine bestimmte Vergütung gezahlt wird – und warum vergleichbare Beschäftigte unterschiedlich verdienen.

Nicht ausreichend wird es in vielen Fällen sein, Gehaltsunterschiede allein mit individueller Verhandlung oder historisch gewachsenen Strukturen zu begründen. Solche Faktoren erklären zwar, wie ein Gehaltsunterschied entstanden ist. Sie erklären aber nicht automatisch, warum er sachlich gerechtfertigt ist.

Entgelttransparenz bedeutet auch nicht, dass Beschäftigte künftig sämtliche Gehälter im Unternehmen kennen dürfen. Die Auskunftsrechte beziehen sich auf Informationen zur eigenen Vergütung und auf Vergleichswerte innerhalb geeigneter Beschäftigtengruppen. Gerade deshalb wird es wichtiger, Tätigkeiten sauber zu beschreiben und vergleichbare Rollen nachvollziehbar zu bestimmen.

Warum Unternehmen jetzt schon handeln sollten

Für Unternehmen wird Entgelttransparenz zu einem deutlich umfassenderen Thema. Es geht nicht mehr nur darum, ob Frauen und Männer im Einzelfall gleich bezahlt werden. Auch die Prozesse hinter einer Gehaltsentscheidung rücken stärker in den Fokus.

Relevant werden zum Beispiel folgende Fragen: Wie wird ein Einstiegsgehalt festgelegt? Welche Kriterien bestimmen eine Gehaltserhöhung? Gibt es Gehaltsbänder? Wie werden Boni oder Zulagen vergeben? Welche Rolle spielen Erfahrung, Leistung oder besondere Verantwortung? Und lässt sich erklären, warum vergleichbare Beschäftigte unterschiedlich vergütet werden?

Damit gewinnt die interne Vergütungsstruktur an Bedeutung. Unternehmen sollten nachvollziehen können, welche Rollen miteinander vergleichbar sind, welche Kriterien für die Einordnung in ein Gehaltsband gelten und wie Abweichungen begründet werden. Je weniger solche Entscheidungen bisher dokumentiert sind, desto größer wird der spätere Klärungsbedarf.

Auch Recruiting, Stellenanzeigen, Arbeitsverträge und der Umgang mit Auskunftsansprüchen werden enger mit dem Thema Entgelttransparenz verknüpft. Bei Unternehmen mit Betriebsrat kommen zusätzlich betriebsverfassungsrechtliche Fragen hinzu, etwa bei der Einführung oder Änderung von Vergütungssystemen, Gehaltsbändern oder Beurteilungskriterien.

Equal Pay entwickelt sich damit von einer einzelnen arbeitsrechtlichen Fragestellung zu einem Organisationsthema. Es betrifft Vergütungssysteme, Recruiting, Personalprozesse, Führungspraxis und betriebliche Dokumentation gleichermaßen.